Being prepared for any situation is key in an operation which involves taking responsibility and care of people; whether these are guests or employees. 

Housekeeping teams in this case play a critical role in maintaining safety, calm, and operational continuity during a war or crisis situation—especially in large properties like hotels. 

Preparedness should focus on people, safety, communication, and continuity of essential services. 

A people-focused framework is essential to be prepared for any situation. 

 1. Staff Safety & Readiness 

Your team comes first.

Key actions to be taken: 

• Maintain an updated staff contact list (with emergency contacts). 

• Identify staff living far away and plan temporary accommodation if transport is disrupted. 

• Ensure all team members know: Emergency exits, Shelter/safe zones within the hotel, Assembly points 

• Create a buddy system so no one is left unsupported. 

Training to be carried out on a periodic basis: 

• Basic first aid 

• Fire safety and evacuation 

• Handling panic situations calmly 

 2. Emergency Supplies (Housekeeping-Controlled) 

Housekeeping often manages key stock—this becomes vital. 

Prepare emergency kits for: 

• Guest floors 

• Back-of-house areas 

• Staff accommodation 

Include: 

• Bottled water 

• Non-perishable snacks 

• Flashlights + batteries 

• Blankets and extra linen 

• Basic toiletries 

• Sanitary items 

• First aid kits 

• Waste bags and disinfectants 

3. Hygiene & Infection Control 

Crisis situations can quickly lead to hygiene breakdowns. Focus should be on: 

• Increased cleaning frequency of: Public washrooms, High-touch surfaces (elevators, handles) 

• Stockpile: Disinfectants, Gloves and masks 

• Prepare for limited water supply scenarios (use of disposable items if needed) 

4. Room Preparedness Strategy 

Rooms may become safe spaces or extended-stay shelters. You might have to accommodate lay-overs from stranded passengers. Therefore: 

• Keep all rooms: Fully cleaned and ready at all times 

• Prepare “emergency occupancy rooms” with: Extra towels and linen, Water and essentials 

• Identify rooms suitable for: Families, Elderly or vulnerable guests 

5. Communication Protocol 

Clear communication prevents panic. Set up: 

• A chain of command within housekeeping 

• WhatsApp or radio communication groups 

• Pre-defined emergency instructions for staff 

 Ensure staff can: 

• Guide guests calmly 

• Answer basic safety questions 

• Escalate issues quickly 

 6. Supporting Guests Emotionally 

Housekeeping staff often have the most contact with guests. Train staff to: 

• Stay calm and reassuring 

• Recognize signs of distress 

• Use simple supportive language: “You are safe here”, “We are prepared and here to help”.

 7. Operational Continuity Plan 

Even in crisis, basic service must continue. Prioritize: 

• Clean water availability 

• Waste removal 

• Laundry for essential items only 

• Minimal but effective cleaning routines